Per chi si occupa di HR e sicurezza, la vera sfida oggi non è “fare i corsi”, ma gestire nel tempo aggiornamenti, scadenze e rinnovo formazione lavoratori senza perdere pezzi.
Con il nuovo Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025, in vigore dal 24 maggio 2025, la formazione sulla sicurezza è stata riordinata e uniformata: durate, modalità e periodicità degli aggiornamenti sono ora più chiare per lavoratori, preposti, dirigenti, datori di lavoro e RSPP/ASPP.
In questo articolo ti accompagno in modo pratico sul perché l’aggiornamento formazione sicurezza è obbligatorio; ogni quanto vanno rinnovati i corsi per i diversi ruoli; come tenere sotto controllo la scadenza corsi sicurezza e degli attestati; cosa succede se la formazione è scaduta e quali strumenti usare per registro formazione e sistemi di tracciamento.
Perché è necessario aggiornare la formazione
Periodicità degli aggiornamenti per i diversi ruoli
Come tenere sotto controllo le scadenze
Cosa succede se la formazione è scaduta
Strumenti per gestire formazione e registri
Tabella periodicità aggiornamenti per ruolo
FAQ - Formazione Obbligatoria e Aggiornamenti
Perché è necessario aggiornare la formazione
La base normativa è l’art. 37 del D.Lgs. 81/08 e il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025, che ribadiscono un concetto chiave: la formazione non è un evento “una tantum”, ma un processo continuo.
Aggiornare periodicamente significa:
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Mantenere le competenze vive
Procedure cambiano, attrezzature si aggiornano, entrano nuove modalità di lavoro (smart working, digitalizzazione, nuove tecnologie). La formazione continua serve a riallineare le persone alla situazione reale in cui operano.
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Rispondere agli obblighi di legge
Per molte figure la normativa prevede una scadenza attestati precisa (quinquennale, biennale, triennale). Se l’aggiornamento non viene svolto, il lavoratore è equiparato – di fatto – a un soggetto non formata/o per quel ruolo.
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Ridurre il rischio di infortuni e contestazioni
In caso di infortunio grave o ispezione, uno dei primi controlli riguarda proprio registri formazione e aggiornamenti: date, durate, programmi e firme di presenza. Una gestione disordinata espone datore di lavoro e vertici aziendali a sanzioni e responsabilità.
In sintesi: il rinnovo formazione lavoratori e delle altre figure non è un di più, ma il modo concreto con cui l’azienda dimostra di “tenere in manutenzione” le competenze di sicurezza.
Periodicità degli aggiornamenti per i diversi ruoli
Il nuovo Accordo 2025, insieme ai decreti specifici per antincendio e primo soccorso, definisce intervalli di aggiornamento piuttosto standardizzati.
Per i lavoratori, restano confermate:
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formazione generale: 4 ore;
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formazione specifica: Rischio Basso 4 ore, Rischio Medio 8 ore, Rischio Alto 12 ore;
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aggiornamento quinquennale Rischio Basso, Rischio Medio e Rischio Alto di almeno 6 ore.
Aggiornamenti per RSPP e ASPP
Per RSPP e ASPP il nuovo Accordo conferma la logica dei moduli A, B e C, con il modulo B come riferimento per il calcolo degli aggiornamenti.
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RSPP: almeno 40 ore di aggiornamento ogni 5 anni;
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ASPP: almeno 20 ore ogni 5 anni.
Il quinquennio decorre dalla conclusione del modulo B comune; l’aggiornamento può essere distribuito nell’arco del periodo (non serve un unico “mega-corso”).
Aggiornamenti per preposti e dirigenti
Qui il nuovo Accordo 2025 ha introdotto cambiamenti importanti:
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Preposti
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corso base portato a 12 ore;
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aggiornamento ogni 2 anni, almeno 6 ore;
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formazione da svolgere in presenza o videoconferenza sincrona, non in e-learning.
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Dirigenti
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corso base ridotto a 12 ore, con modulo aggiuntivo di 6 ore per chi opera nei cantieri;
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aggiornamento quinquennale di almeno 6 ore;
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corsi, sia iniziali che di aggiornamento, erogabili anche in e-learning.
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In pratica, per chi ha ruoli di coordinamento operativo (preposti) o gestionali (dirigenti), la logica è: aggiornamenti frequenti e contenuti più mirati alle responsabilità effettive.
Aggiornamenti per corsi specifici (antincendio, primo soccorso)
Oltre all’Accordo 2025, vanno ricordate due normative chiave:
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Antincendio – D.M. 2 settembre 2021
La validità degli attestati diventa quinquennale per tutti gli addetti antincendio; è previsto un corso di aggiornamento correlato al livello di rischio: ad esempio, per il livello 1 (ex rischio basso) 2 ore ogni 5 anni, per il livello 2 5 ore, per il livello 3 8 ore.
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Primo soccorso – D.M. 388/2003
Gli addetti al primo soccorso devono aggiornare le competenze almeno ogni 3 anni, con durata variabile (tipicamente 6 ore per aziende gruppo A e 4 ore per gruppi B e C), con enfasi sulle prove pratiche di intervento.
Come tenere sotto controllo le scadenze
Qui entra in gioco l’organizzazione interna: senza un sistema, la scadenza corsi sicurezza diventa una bomba a orologeria.
Alcuni passaggi fondamentali:
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Mappare ruoli e obblighi formativi
Per ogni lavoratore va definita una “matrice” di corsi obbligatori: formazione lavoratori, eventuale preposto/dirigente, carrelli elevatori, PLE, antincendio, primo soccorso, ecc.
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Creare (e aggiornare) il registro formazione
Che sia un gestionale o un semplice file, l’importante è che contenga almeno:-
dati anagrafici;
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corso svolto e normativa di riferimento;
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data corso, ore, ente formatore;
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data di scadenza calcolata;
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note su crediti formativi eventualmente riconosciuti.
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Impostare alert automatici sulle scadenze attestati
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promemoria a 6 mesi, 3 mesi e 1 mese dalla scadenza;
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notifiche sia a HR che al diretto superiore del lavoratore;
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log delle comunicazioni inviate (utile in caso di contestazioni).
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Integrare formazione e processi HR
Ad esempio: nessuna promozione a preposto o dirigente senza verifica preventiva del quadro formativo; nessuna nuova mansione “a rischio” senza corso specifico programmato.
Cosa succede se la formazione è scaduta
Domanda che in azienda arriva sempre “dopo”, quando un attestato è già fuori tempo massimo. Cosa comporta?
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Il lavoratore è formalmente non aggiornato e, per quella specifica funzione (es. addetto antincendio o primo soccorso), non dovrebbe essere impiegato fino a nuovo aggiornamento. Per il primo soccorso, diverse interpretazioni confermano che l’addetto non può essere utilizzato finché non frequenta il corso di aggiornamento previsto.
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In caso di infortunio o ispezione, la mancata gestione degli aggiornamenti può essere letta come inadempimento dell’obbligo formativo del datore di lavoro, con possibili sanzioni penali e amministrative.
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Non sempre è necessario rifare da capo il corso base: di norma è sufficiente riprendere il corso di aggiornamento, ma nel frattempo è prudente sospendere il lavoratore da quelle funzioni critiche (ad esempio addetto alla squadra di emergenza).
La morale per HR e HSE è semplice: meglio un alert in più oggi che una contestazione domani.
Strumenti per gestire formazione e registri
Per tenere davvero sotto controllo aggiornamenti e scadenze, serve un sistema.Tra gli approcci più utilizzati troviamo:
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Foglio di calcolo strutturato
È la soluzione minima: un file condiviso (con viste filtrate per sede, reparto, ruolo) in cui calcolare automaticamente la scadenza in base alla data corso e alla periodicità. Ideale per realtà piccole, a patto che qualcuno lo tenga aggiornato con disciplina.
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Gestionale HR / LMS (Learning Management System)
Per aziende medio-grandi è la scelta più efficace:-
anagrafica unica di lavoratori e ruoli;
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catalogo corsi collegato alle normative;
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calcolo automatico dei periodi di aggiornamento;
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invio di e-mail di promemoria;
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archivio digitale degli attestati.
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Integrazione con calendario e workflow interni
Collegare il registro formazione a calendari aziendali (Outlook, Google Calendar, ecc.) permette a responsabili di reparto e HR di avere visibilità immediata sui rinnovi formazione lavoratori programmati.
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Monitoraggio KPI di formazione
Ad esempio: % lavoratori in regola con la formazione, % preposti aggiornati alla data X, n. attestati in scadenza nei prossimi 3 mesi, ecc. Questo aiuta la direzione a collegare la formazione continua agli obiettivi di compliance e prevenzione.
Oppure
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Soluzione per clienti Sicurlive Group
Se sei cliente Sicurlive Group, hai la possibilità di accedere a un sistema dedicato che ti consente di monitorare in modo chiaro e centralizzato:
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lo stato della formazione di ogni collaboratore;
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le date di svolgimento dei corsi;
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le scadenze degli attestati;
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gli aggiornamenti obbligatori previsti dalla normativa;
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lo storico formativo completo, sempre consultabile.
In pratica, non devi più ricostruire manualmente chi ha fatto cosa e quando. Hai una panoramica aggiornata che ti permette di pianificare per tempo i rinnovi formazione lavoratori, evitare scadenze non presidiate e dimostrare facilmente, in caso di verifica ispettiva, la corretta gestione del processo formativo.
La formazione diventa così non solo un obbligo da rispettare, ma un processo strutturato, monitorabile e allineato alle esigenze organizzative dell’azienda.
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Tabella periodicità aggiornamenti per ruolo
Attenzione: i dati sono indicativi e basati su Accordo Stato-Regioni 2025 e decreti specifici; verificare sempre eventuali disposizioni regionali o di settore.
| RUOLO / CORSO | AGGIORNAMENTO | DURATA MINIMA INDICATIVA | RIFERIMENTO PRINCIPALE |
|---|---|---|---|
| Lavoratori | Ogni 5 anni | ≥ 6 ore | Accordo Stato-Regioni 2025 |
| Preposti | Ogni 2 anni | ≥ 6 ore | Accordo Stato-Regioni 2025 |
| Dirigenti | Ogni 5 anni | ≥ 6 ore | Accordo Stato-Regioni 2025 |
| Datori di Lavoro (Non RSPP) | Ogni 5 anni | ≥ 6 ore | Accordo Stato-Regioni 2025 |
| Datori di Lavoro (RSPP) | Ogni 5 anni | ≥ 8 ore | Accordo Stato-Regioni 2025 |
| RSPP | Ogni 5 anni | ≥ 40 ore | Accordo Stato-Regioni 2025 |
| ASPP | Ogni 5 anni | ≥ 20 ore | Accordo Stato-Regioni 2025 |
| Addetti Antincendio (Lv. 1, Lv.2 Lv.3) | Ogni 5 anni | 2 / 5 / 8 ore a seconda del livello | Accordo Stato-Regioni 2025 |
| Addetti Primo Soccorso (Gruppo A, B, C) | Ogni 3 anni | 4 o 6 ore | Accordo Stato-Regioni 2025 |
FAQ – Formazione obbligatoria e aggiornamenti
Cosa succede se la formazione di un lavoratore è scaduta?
Fino a quando il lavoratore non effettua l’aggiornamento, l’azienda non può considerarlo pienamente idoneo rispetto a quell’obbligo formativo. Per ruoli critici (preposto, addetto antincendio, primo soccorso) è prudente sospendere la funzione specifica finché il corso non è stato completato, perché la mancata formazione può essere contestata in caso di infortunio o controllo ispettivo.
Ogni quanto va aggiornato il corso per preposti?
Con il nuovo Accordo Stato-Regioni 2025, l’aggiornamento per i preposti è diventato biennale: almeno 6 ore ogni 2 anni. La formazione deve svolgersi in presenza o videoconferenza sincrona (l’e-learning non è ammesso).
Come posso tenere sotto controllo tutte le scadenze?
La soluzione più efficace è combinare:
- un registro formazione strutturato con anagrafiche, corsi, date e scadenze;
- un sistema di alert automatici a 6/3/1 mesi dalla scadenza;
- una chiara responsabilità interna (HR o HSE) dedicata al monitoraggio.
In questo modo la gestione diventa proattiva e non emergenziale.
Gli aggiornamenti possono essere svolti online?
Dipende dal corso:
- per lavoratori e dirigenti l’Accordo 2025 consente l’e-learning per vari moduli, inclusi gli aggiornamenti (con alcune limitazioni per la formazione specifica rischio medio/alto);
- per preposti la formazione, anche di aggiornamento, va svolta in presenza o videoconferenza sincrona;
- per RSPP/ASPP, antincendio e primo soccorso occorre riferirsi ai singoli accordi e decreti: spesso è richiesta una parte pratica obbligatoria in presenza.